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國立成功大學科技研發採購作業要點

國立成功大學科技研發採購作業要點
一、訂定目的:
國立成功大學(以下簡稱本校)為提升採購效率及促進科學技術研究發展,依科學技術基本法及科學技術研究發展採購監督管理辦法,辦理科技研發採購(以下簡稱科研採購)作業,特訂定本要點。
二、本要點名詞定義如下:
(一)科研採購:指依科學技術基本法第六條第四項規定,接受政府機關 (構)國家科學技術發展基金之補助、委託或出資所執行科技研發計畫所須辦理工程、財物或勞務之採購。
(二)公開招標:指以公告方式邀請不特定廠商投標。
(三) 限制性招標:指不經公告程序,邀請二家以上廠商比價或僅邀請一家廠商議價。
三、適用範圍:
(一)本校辦理科研採購之作業,悉依本要點規定辦理。本要點未規定事宜,得參照政府採購法、本校採購辦法等相關法令規章辦理。
(二)前款採購是否屬於科學技術研究發展計畫應以該補助契約為準;如有疑義時,由補助、委託或出資之政府機關 (構)認定之。
四、相關單位權責:
(一)請購單位:採購案件請購及履約管理。
(二)研究發展處:確認計畫是否屬於科研採購計畫。
(三)採購單位:由總務處負責辦理招標採購案件之比價、議價、招標、開標、決標、訂約、驗收及爭議處理等事;圖書資料部分由圖書館為採購單位;小額採購得由請購單位為採購單位。
(四)主計室負責辦理科研採購案件之監辦事項。
五、請購作業程序:
(一)由請購單位提出請購單經單位主管審查後,會簽相關單位並經校長或其授權人員核准後,依本要點第八點採購方式辦理。但非屬行政院國家科學委員會委託或補助計畫,須先送交研究發展處確認後,始得依本要點採購方式辦理。
(二)採購需求內容有變更或取消採購案件時,請購單位應將請購單收回作廢並以書面通知主計室。若屬變更之案件,則應重新提送請購單,並依請購程序重新核決後,送交採購單位辦理。
六、科研採購原則:科研採購應以促進科技研究發展、維護公共利益及公平合理為原則。
七、協商資訊公開:
(一)請購單位於訂定採購契約前,與供應廠商就採購工程、財物規格或勞務需求等進行協商。
(二)協商之所有往來書面文件,應附巻備供查詢。如協商非以書面為之者,應作成書面紀錄,載明接觸對象、時間、地點及內容。
八、採購程序:
(一)採購總額新臺幣一百萬元以上(含本數、全部合計金額且包括後續擴充),應採公開招標或限制性招標方式辦理。惟符合下列情形之一者,得採限制性招標方式辦理。
1.以公開方式辦理結果,無廠商投標或無合格標,且以原定招標內容及條件未經重大改變者為限。
2.屬專屬權利、獨家製造或供應、藝術品、秘密諮詢,無其他合適之替代標的者。
3.遇有不可預見之緊急事故,致無法以公開招標程序適時辦理,且確有必要者。
4.原有採購之後續維修、零配件供應、更換或擴充,因相容或互通性之需要,必須向原供應廠商採購者。
5.屬原型或首次製造、供應之標的,以研究發展、實驗或開發性質辦理者。
6.在原招標目的範圍內,因未能預見之情形,必須追加契約以外之工程,如另行招標,確有產生重大不便及技術或經濟上困難之虞,非洽原訂約廠商辦理,不能達契約之目的,且未逾原主契約金額百分之五十者。
7.原有採購之後續擴充,且已於原招標公告及招標文件敘明擴充之期間、金額或數量者。
8.在集中交易或公開競價市場採購財物。
9.委託專業服務、技術服務或資訊服務,經公開客觀評選為優勝者。
10.以公告程序辦理設計競賽,經公開客觀評選為優勝者。
11.委託在專業領域具領先地位之自然人、法人或經公告審查優勝之學術或非營利機構進行科技、技術引進、行政或學術研究發展。
12.配合本校研究或研製計畫之需求特性、特殊功能,或其他專業性之工程、財物、勞務項目。
13.其他報經校長核定者。
(二)採購總額未達新臺幣一百萬元者,得於訪價後,由請購單位依核准之請購單,逕洽廠商採購。
九、資訊公開:
辦理科研公開招標採購時,應將相關資訊公開於本校資訊網站。公告期間以七日曆天為原則,得視情形增減。公告內容有修正時,亦同。
十、詢價及報價:
(一)科研採購案件除議價外,宜向一家廠商以上詢價。
(二)詢價或報價宜以書面方式為原則。
十一、招標文件:
(一)採購單位收到請購單位所填送之請購文件後,應先確認數量、品名、規格、需求日期及是否有特別需求條件。採購單位對於請購內容資料不齊,得退還補正。
(二)採公開招標案件,請購單位應於核准後檢附有關文件,如請購單或經奉核准採購簽呈、預估價格資料、預算書、契約草案、廠商資格資料、投標須知等,移送採購單位續辦採購事宜。
(三)外國廠商之投標資格及應提出之資格文件,得就實際需要另行規定,附經公證或認證之中文譯本,並於招標文件中訂明。
十二、底價之訂定:
請購單位或採購單位應提供市場行情、以往購買內容、廠商報價及交易方式與條件等,新臺幣一百萬元以上五百萬元以下由總務長核定底價、圖書館採購圖書資料部分,由圖書館館長核定底價;新臺幣五百萬元以上由校長或其授權人員核定底價。若訂定底價確有困難者,得不訂定底價。
十三、審查:
(一)採購單位就廠商資格條件進行審查。
(二)請購單位得成立審查小組,視採購案件之特性及實際需要,就符合資格廠商之技術、管理、商業條款、過去履約績效、工程、財物之規格、名稱、數量,或勞務之品質、功能、價格等項目進行審查。
(三)前款審查小組應由本校教師、編制內職員、聘任人員或校外專家學者五人以上組成。
(四)審查應作成書面紀錄,並附卷備供查詢。
十四、押標金、保證金:
本校得規定廠商所應繳納之押標金、保證金或提供其他擔保,以及沒入或發還押標金或保證金之條件。
十五、決標原則:
(一)科研採購案件之決標,依下列原則辦理:
1.訂有底價之採購,經審查合格,採最低標方式或經審查為優勝廠商依序議價。
2.未訂底價之採購,經審查合格,或經審查為優勝廠商。
(二)最有利標及複數決標等作業規範,得參照政府採購法規定辦理。
十六、利益迴避:
(一)辦理採購之人員就採購事項,涉及本人、配偶、三親等以內血親或姻親之利益者,應自行迴避。
(二)本校教職員工,不得為供應廠商之負責人、合夥人或代表人。
(三)前二款之執行,不利於公平競爭或公共利益時,經報請補助機關或委託機關核定後免除之。
十七、採購契約之簽訂及保存:
(一)議價、比價、招標之採購案件決標後,應簽訂契約。由採購單位將契約草案,
簽會請購單位及主計室審核後,陳報校長或其授權人核定。並於用印後分送廠商、請購單位、主計室及採購單位保管備用。
(二)前款契約內容應包含履約標的、付款方式、履約管理、契約變更、查驗與驗收、履約期限、權利與責任、契約終止解除或暫停執行、爭議處理及罰責等要項。
十八、履約管理:
(一) 履約期間應由請購單位善盡履約管理責任,對廠商各項申請作業,各業務單位應本於權責積極協助廠商解決。
(二)請購單位應履行查驗之責,於廠商履約期間就履約情形辦理查驗、測試或檢驗,以掌握履約進度及交貨品質。
(三)請購單位之履約管理,得以傳真書面審核或實地查驗、測試、檢驗等方式行之。
十九、驗收:
依本要點辦理採購案件,採購金額逾新臺幣十萬元以上,未達一百萬元者,由總務長或其授權人主驗,使用單位、資產管理組會驗;屬書刊資料採購,由圖書館館長或其授權人為主驗人及指派適當人員會驗,並由主計室書面監驗。有委託專業機構或人員設計、監造者,由其協驗。其餘準用本校採購辦法辦理驗收。
二十、使用管理原則:
購入設備應妥善使用,其金額達新臺幣一百萬元以上者,使用人應製作使用狀況之書面紀錄。
二十一、評選委員會:
(一)辦理公開評選時,應成立評選委員會,評選委員建議名單,由請購單位或採購單位提供。
(二)有關評選委員會組織準則及審議規則,得參照政府採購法相關法令規定辦理。
二十二、文件保存:
採購單位對於採購資料及資訊均須保存完整備查,其辦理採購之文件,除依會計法及其他法律規定保存外,應另備具一份存查。採購文件之保存期限,以自驗收之日起十年為原則。
二十三、爭議處理:
(一)廠商對科研採購案件有異議者,應以書面提出。
(二)招標期間廠商提出異議,由採購單位召集請購單位、主計室等單位,以為因應。若屬規格事項,由請購單位於收受異議之次日起十五日內為適當之處理,並將處理結果以書面通知異議廠商。
(三)異議逾期,應不予受理者,由採購單位以書面通知該廠商。為不受理異議時,採購單位仍得評估其事由,認其異議有理由時,自行撤銷或變更原處理結果或暫停採購程序之進行。
(四)開標時有異議未完成處理者,採購單位應陳請開標主持人辦理開標狀態保留(將相關投標文件封存),俟釐清後再為適法處理。
(五)廠商提出異議,經請購單位及採購單位判斷認為異議有理由者,採購單位應公告撤銷、變更原處理結果,或暫停採購程序之進行。但有緊急情況或公共利益之必要,或異議事由不影響採購者,不在此限。
二十四、本要點經行政會議通過後實施,修正時亦同。